Freedom of Information Act

Rights and Responsibilities

The Virginia Freedom of Information Act (FOIA), §2.2-3700 et. seq. of the Code of Virginia, guarantees residents of the Commonwealth and representatives of the media access to public records held by public bodies, public officials, and public employees. The Department of Elections handles requests for records of the State Board of Elections.

A public record is any writing or recording — regardless of whether it is a paper record, an electronic file, an audio or video recording, or any other format — that is prepared or owned by, or in the possession of a public body or its officers, employees or agents in the transaction of public business. All public records are presumed to be open, and may only be withheld if a specific, statutory exemption applies.

The policy of FOIA states that the purpose of FOIA is to promote an increased awareness by all persons of governmental activities. In furthering this policy, FOIA requires that the law be interpreted liberally, in favor of access, and that any exemption allowing public records to be withheld must be interpreted narrowly.

Your FOIA Rights

  • You have the right to request to inspect or receive copies of public records, or both;
  • You have the right to request that any charges for the requested records be estimated in advance;
  • If you believe that your FOIA rights have been violated, you may file a petition in district or circuit court to compel compliance with FOIA.

Costs

  • A public body may make reasonable charges not to exceed its actual cost incurred in accessing, duplicating, supplying, or searching for the requested records. No public body shall impose any extraneous, intermediary, or surplus fees or expenses to recoup the general costs associated with creating or maintaining records or transacting the general business of the public body. Any duplicating fee charged by a public body shall not exceed the actual cost of duplication. All charges for the supplying of requested records shall be estimated in advance at the request of the citizen as set forth in subsection F of §2.2-3704 of the Code of Virginia.
  • You may have to pay for the records that you request from the Virginia Department of Elections (ELECT). FOIA allows us to charge for the actual costs of responding to FOIA requests. This would include items like staff time spent searching for the requested records, copying costs, or any other costs directly related to supplying the requested records. It cannot include general overhead costs.
  • If we estimate that it will cost more than $200 to respond to your request, we may require you to pay a deposit, not to exceed the amount of the estimate, before proceeding with your request. The five days that we have to respond to your request does not include the time between when we ask for a deposit and when you respond.
  • You may request that we estimate in advance the charges for supplying the records that you have requested. This will allow you to know about any costs upfront, or give you the opportunity to modify your request in an attempt to lower the estimated costs.
  • If you owe us money from a previous FOIA request that has remained unpaid for more than 30 days, ELECT may require payment of the past-due bill before it will respond to your new FOIA request.

Commonly Used Exemptions to FOIA Requests

The Code of Virginia allows any public body to withhold certain records from public disclosure. The Virginia Department of Elections commonly withholds records subject to the following exemptions:

  • Personnel records (§2.2-3705.1 (1));
  • Records subject to attorney-client privilege §2.2-3705.1 (2) or attorney work product (§2.2-3705.1 (3));
  • Vendor proprietary information (§ 2.2-3705.1 (6));
  • Records relating to the negotiation and award of a contract, prior to a contract being awarded (§2.2-3705.1 (12)).

Making a Request for Records from the Virginia Department of Elections

  • You may request records by U.S. Mail, fax, e-mail, in person, or over the phone. FOIA does not require that your request be in writing, nor do you need to specifically state that you are requesting records under FOIA.
  • From a practical perspective, it may be helpful to both you and the person receiving your request to put your request in writing. This allows you to create a record of your request. It also gives us a clear statement of what records you are requesting, so that there is no misunderstanding over a verbal request. However, we cannot refuse to respond to your FOIA request if you elect to not put it in writing.
  • Your request must identify the records you are seeking with “reasonable specificity.” This is a common-sense standard. It does not refer to or limit the volume or number of records that you are requesting; instead, it requires that you be specific enough so that we can identify and locate the records that you are seeking.
  • Your request must ask for existing records or documents. FOIA gives you a right to inspect or copy records; it does not apply to a situation where you are asking general questions about the work of the Virginia Department of Elections (ELECT), nor does it require ELECT to create a record that does not exist.
  • You may choose to receive electronic records in any format used by ELECT in the regular course of business. For example, if you are requesting records maintained in an Excel database, you may elect to receive those records electronically, via e-mail or on a computer disk, or to receive a printed copy of those records.
  • If we have questions about your request, please cooperate with staff’s efforts to clarify the type of records that you are seeking, or to attempt to reach a reasonable agreement about a response to a large request. Making a FOIA request is not an adversarial process, but we may need to discuss your request with you to ensure that we understand what records you are seeking.

To request records, or if you have questions concerning requesting records from the Virginia Department of Elections, you may direct your request to our FOIA Coordinator, Terri Detrani, by phone: (804) 593-2272, fax: (804) 371-0194, or email: foia@elections.virginia.gov.

In addition, the Freedom of Information Advisory Council is available to answer any questions you may have about FOIA and their website provides information and reference materials about the law. The Council may be contacted by email: foiacouncil@dls.virginia.gov, phone: (804) 225-3056 (Toll Free: (866) 448-4100 ), or by fax: (804) 371-0169.

The Virginia Department of Elections' Responsibilities in Responding to your Request

  • The Virginia Department of Elections (ELECT) must respond to your request within five working days of receiving it. “Day One” is considered the day after your request is received. The five-day period does not include weekends or holidays.
  • The reason behind your request for public records from ELECT is irrelevant, and we cannot ask you why you want the records before we respond to your request. FOIA does, however, allow ELECT to ask you to provide your name and legal address.
  • FOIA requires that ELECT make one of the following responses to your request within the five-day time period:
    • We provide you with the records that you have requested in their entirety.
    • We withhold all of the records that you have requested, because all of the records are subject to a specific statutory exemption. If all of the records are being withheld, we must send you a response in writing. That writing must identify the volume and subject matter of the records being withheld, and state the specific section of the Code of Virginia that allows us to withhold the records.
    • We provide some of the records that you have requested, but withhold other records. We cannot withhold an entire record if only a portion of it is subject to an exemption. In that instance, we may redact the portion of the record that may be withheld, and must provide you with the remainder of the record. We must provide you with a written response stating the specific section of the Code of Virginia that allows portions of the requested records to be withheld.
    • If it is practically impossible for ELECT to respond to your request within the five-day period, we must state this in writing, explaining the conditions that make the response impossible. This will allow us seven additional working days to respond to your request, giving us a total of 12 working days to respond to your request. If you make a request for a very large number of records, and we feel that we cannot provide the records to you within 12 days without disrupting our other organizational responsibilities, we may petition the court for additional time to respond to your request. However, FOIA requires that we make a reasonable effort to reach an agreement with you concerning the production or the records before we go to court to ask for more time.

Derechos y responsabilidades

La ley de Libertad de Información (Virginia Freedom of Information Act, FOIA), sección 2.2-3700 y subsecuentes del Código de Virginia, garantiza a los residentes del estado y a los representante de los medios acceso a los registros públicos en poder de organismos, autoridades y empleados públicos. El Departamento de Elecciones atiende solicitudes de registros de la Junta Estatal de Elecciones.

Un registro público es todo documento escrito o grabación — sin importar si es un registro en papel, un archivo digital, una grabación de audio o video o cualquier otro formato — que está preparado por, le pertenece a o está en poder de un organismo público o sus autoridades, empleados o agentes en la transacción de actividades comerciales públicas. Todos los registros públicos se presumen abiertos y solo se retienen si se aplica una exención específica estatutaria.

La política de la FOIA establece que su propósito es fomentar una mayor concientización para todas las personas sobre actividades gubernamentales. Para promover esta política, la FOIA requiere que la ley sea interpretada de manera liberal, en favor del acceso, y que toda exención que permita que los registros públicos se retengan debe ser interpretada de manera restrictiva.

 Sus derechos en virtud de la FOIA

  • Tiene derecho a solicitar inspeccionar o recibir copias de registros públicos, o ambos;
  • Tiene derecho a solicitar que todos los cargos para los registros solicitados sean estimados con antelación;
  • Si considera que sus derechos en virtud de la FOIA han sido violados, puede presentar una petición en un tribunal ditistral o de circuito para que se cumpla lo estipulado en la FOIA.

Costos

  • Un organismo público puede hacer cargos razonables que no excedan su costo actual al acceder, duplicar, brindar o buscar los registros solicitados. Ningún organismo público puede imponer tasas u honorarios externos, intermediarios o extras a fin de recuperar los costos generales asociados con crear o mantener registros o hacer la transacción de la actividad general del organismo público. Toda tasa duplicada que se aplique por un organismo público no debe exceder el costo real de duplicación. Todos los cargos para brindar los registros solicitados deben estimarse con antelación por petición del ciudadano según lo estipulado en la subsección F de la sección 2.2-3704 del Código de Virginia.
  • Puede tener que abonar un monto por los registros que solicite del Departamento de Elecciones de Virginia (Virginia Department of Elections, ELECT). La FOIA nos permite aplicar tasas por los costos actuales de atender las solicitudes de FOIA. Esto incluiría elementos como el tiempo que le llevó al personal buscar los registros solicitados, costos de copias y todo otro costo directamente relacionado con proporcionar dichos documentos. No puede incluir gastos generales.
  • Si estimamos que costará más de $200 responder a su solicitud, podemos pedirle que abone un depósito, que no exceda el monto estimado, antes de proceder. Los cinco días que tenemos para atender a su solicitud no incluyen el tiempo transcurrido entre nuestra petición de un depósito y su respuesta.
  • Puede pedir que estimemos con antelación los costos de brindar los registros que ha solicitado. Esto le permite conocer acerca de costos por adelantado o le da la oportunidad de modificar su solicitud para intentar reducir los costos estimados.
  • Si nos debe dinero de una solicitud previa relacionada con la FOIA que ha quedado impago por más de 30 días, ELECT puede solicitar el pago de la factura fuera de término antes de procesar su nuevo pedido.

Exenciones comúnmente utilizadas para las solicitudes de FOIA.

El Código de Virginia permite que cualquier organismo público retenga determinados registros para que no se hagan públicos. El Departamento de Elecciones de Virginia normalmente retiene registros sujetos a las siguientes exenciones:

Hacer una solicitud de registros al Departamento de Elecciones de Virginia

  • Puede solicitar registros por servicio postal de EE. UU., fax, correo electrónico, en persona o por teléfono. La FOIA no exige que su solicitud se haga por escrito y no necesita indicar de manera específica que solicita registros en virtud de dicha ley.
  • Desde una perspectiva práctica, podría ser útil, tanto para usted como para quien recibe su solicitud, hacerla por escrito. Esto le permite crear un registro de su solicitud. También nos da una indicación clara de qué registros solicita, para que no haya malentendidos por una solicitud verbal. No obstante, no podemos rehusarnos a responder su solicitud en conformidad con la FOIA si no desea hacerla por escrito.
  • Su solicitud debe detallar los registros que busca con "especificidad razonable". Este es un estándar de sentido común. No se refiere ni limita el volumen o cantidad de registros que solicita, sino que le exige que sea lo suficientemente específico para que podamos identificar y localizar los registros que busca.
  • Su solicitud debe ser sobre registros o documentos existentes. La FOIA le da derecho a inspeccionar o copiar registros; no se aplica a una situación en la que hace preguntas generales sobre el trabajo del Departamento de Elecciones de Virginia (ELECT), ni requiere que ELECT cree un registro que no existe.
  • Puede optar por recibir registros digitales en cualquier formato utilizado por ELECT en el curso regular de las actividades. Por ejemplo, si solicita registros que se encuentran en una base de datos de Excel, puede optar por recibirlos de manera electrónica, por correo o en un disco, o recibir una copia impresa de dichos documentos.
  • Si tenemos consultas sobre su solicitud, coopere con los esfuerzos del personal para clarificar el tipo de registros que está buscando o intente llegar a un acuerdo razonable sobre una respuesta a una solicitud extensa. Hacer una solicitud en virtud de la FOIA no es un proceso conflictivo, pero quizás debamos hablar sobre su pedido a fin de garantizar que entendemos qué documentos busca.

Para solicitar registros, o si tiene preguntas sobre solicitar estos documentos del Departamento de Elecciones de Virginia, puede comunicarse con nuestra coordinadora de FOIA, Terri Detrani, por teléfono: (804) 593-2272, fax: (804) 371-0194 o correo electrónico: foia@elections.virginia.gov.

Además, el Consejo Consultivo de Libertad de Información está disponible para responder toda pregunta que tenga sobre la FOIA y su sitio web ofrece datos y materiales de referencia sobre la ley. Puede contactar al Consejo por correo electrónico: foiacouncil@dls.virginia.gov, teléfono: (804) 225-3056 (línea gratuita: (866) 448-4100) o por fax: (804) 371-0169.

Responsabilidades del Departamento de Elecciones de Virginia al responder su solicitud

  • El Departamento de Elecciones de Virginia (ELECT) debe responder su solicitud dentro de los cinco días hábiles de haberla recibido. El "día uno" se considera el día posterior a la recepción de su solicitud. El período de cinco días no incluye fines de semana ni vacaciones.
  • El motivo por el cual solicita registros públicos de ELECT es irrevelante y no podemos preguntarle por qué desea esos documentos antes de atender su pedido. La FOIA, no obstante, permite que ELECT le pida su nombre y domicilio legal.
  • La FOIA exige que ELECT realice una de las siguientes acciones dentro del período de cinco días:
    • Le brindamos los registros que ha solicitado en su totalidad.
    • Retenemos todos los registros que ha solicitado, debido a que todos están sujetos a una exención estatutoria específica. Si se retienen todos los registros, debemos enviarle una nota por escrito. Esa nota debe detallar el volumen y el contenido de los documentos que se retienen, además de indicar la sección específica del Código de Virginia que nos permite retenerlos.
    • Le brindamos algunos de los registros que ha solicitado, pero retenemos otros. No podemos retener un registro por completo si solo una parte está sujeta a exenciones. Es ese caso, podemos ocultar la parte que no se proporcionará y facilitarle el resto del documento. Debemos presentarle una respuesta por escrito que indique la sección específica del Código de Virginia que permite que no se proporcionen partes de los documentos solicitados.
    • Si para ELECT es prácticamente imposible atender su pedido dentro del período de cinco días, debemos informarlo por escrito y explicarle las condiciones que imposibilitan atender la consulta. Esto nos dará siete días hábiles adicionales para atender su pedido y en total tendremos 12 días hábiles a fin de hacerlo. Si solicita una cantidad extensa de documentos, y creemos que no podemos facilitárselos dentro de los 12 días sin perjudicar nuestras otras responsabilidades organizativas, podemos pedir tiempo adicional al tribunal a fin de atender su solicitud. Sin embargo, la FOIA estipula que hagamos un esfuerzo razonable para llegar a un acuerdo con usted sobre facilitar los documentos antes de pedir más tiempo al tribunal.

Quyền và Trách Nhiệm

Đạo Luật Tự Do Thông Tin Virginia (FOIA), §2.2-3700 và tiếp theo của Bộ Luật Virginia, đảm bảo cư dân của Thịnh Vượng Chung và đại diện truyền thông được truy cập hồ sơ công cộng do các cơ quan công cộng, viên chức chính phủ, và công chức nắm giữ. Ban Bầu Cử xử lý các yêu cầu hồ sơ của Ủy Ban Bầu Cử Tiểu Bang.

Hồ sơ công cộng là bất kỳ văn bản hoặc bản ghi nào — bất kể là bản ghi giấy, tệp điện tử, bản ghi âm hoặc video, hoặc bất kỳ định dạng nào khác — được chuẩn bị hoặc sở hữu bởi, hoặc thuộc sở hữu của một cơ quan công cộng hoặc viên chức, nhân viên hoặc người đại diện của cơ quan công cộng trong giao dịch công việc công cộng. Tất cả hồ sơ công cộng được coi là mở, và chỉ có thể được từ chối không cho truy cập nếu áp dụng quy định miễn trừ cụ thể.

Chính sách của FOIA nói rằng mục đích của FOIA là thúc đẩy tăng cường nhận thức của tất cả mọi người về các hoạt động chính quyền. Để thúc đẩy chính sách này, FOIA yêu cầu luật phải được giải thích một cách tự do, có lợi cho quyền truy cập, và bất kỳ quy định miễn trừ nào cho phép từ chối không cho truy cập hồ sơ công cộng phải được giải thích theo nghĩa hẹp.

 Các Quyền FOIA của Quý Vị

  • Quý vị có quyền yêu cầu xem xét và/hoặc nhận bản sao hồ sơ công cộng;
  • Quý vị có quyền yêu cầu bất kỳ khoản phí nào cho hồ sơ được yêu cầu phải được ước tính trước;
  • Nếu quý vị tin rằng các quyền FOIA của mình đã bị vi phạm, quý vị có thể nộp thỉnh cầu tại tòa án địa phương hoặc lưu động để buộc tuân thủ FOIA.

Chi Phí

  • Một cơ quan công cộng có thể đưa ra các khoản phí hợp lý không vượt quá chi phí thực tế phát sinh trong việc truy cập, sao chép, cung cấp, hoặc tìm kiếm hồ sơ được yêu cầu. Không cơ quan công cộng nào được áp đặt bất kỳ lệ phí hoặc chi phí ngoại lai, trung gian hoặc thặng dư nào để thu lại chi phí chung liên quan đến việc tạo hoặc duy trì hồ sơ hoặc giao dịch công việc chung của cơ quan công cộng đó. Bất kỳ lệ phí sao chép nào cơ quan công cộng tính đều không được vượt quá chi phí sao chép thực tế. Tất cả các khoản phí để cung cấp hồ sơ được yêu cầu phải được ước tính trước theo yêu cầu của công dân như được quy định trong tiểu mục F của §2.2-3704 của Bộ Luật Virginia.
  • Quý vị có thể phải trả tiền cho hồ sơ mà quý vị yêu cầu từ Ban Bầu Cử Virginia (ELECT). FOIA cho phép chúng tôi tính phí cho chi phí thực tế khi phản hồi các yêu cầu FOIA. Điều này sẽ bao gồm các mục như thời gian nhân viên dành để tìm kiếm hồ sơ được yêu cầu, chi phí sao chép, hoặc bất kỳ chi phí nào khác liên quan trực tiếp đến việc cung cấp hồ sơ được yêu cầu. Không được bao gồm chi phí gián tiếp chung.
  • Nếu chúng tôi ước tính rằng sẽ tốn hơn $200 để đáp ứng yêu cầu của quý vị, chúng tôi có thể yêu cầu quý vị trả tiền đặt cọc, không vượt quá số tiền ước tính, trước khi tiếp tục xử lý yêu cầu của quý vị. Năm ngày mà chúng tôi có để phản hồi yêu cầu của quý vị không bao gồm thời gian giữa thời điểm chúng tôi yêu cầu tiền đặt cọc và thời điểm quý vị hồi đáp.
  • Quý vị có thể yêu cầu chúng tôi ước tính trước các khoản phí để cung cấp hồ sơ mà quý vị đã yêu cầu. Điều này sẽ cho phép quý vị biết trước mọi chi phí, hoặc cho quý vị có cơ hội sửa đổi yêu cầu của mình nhằm làm giảm chi phí ước tính.
  • Nếu quý vị nợ tiền chúng tôi từ một yêu cầu FOIA trước đó mà vẫn chưa thanh toán trong hơn 30 ngày thì ELECT có thể yêu cầu thanh toán hóa đơn quá hạn này trước khi đáp ứng yêu cầu FOIA mới của quý vị.

Các Trường Hợp Miễn Trừ Thường Được Sử Dụng cho Yêu Cầu FOIA

Bộ Luật Virginia cho phép bất kỳ cơ quan công cộng nào giữ lại không công bố công khai các hồ sơ nhất định. Ban Bầu Cử Virginia thường giữ lại các hồ sơ theo các quy định miễn trừ sau đây:

  • Hồ sơ nhân sự (§2.2-3705.1 (1));
  • Hồ sơ áp dụng đặc quyền luật sư và thân chủ §2.2-3705.1 (2) hoặc sản phẩm công việc của luật sư (§2.2-3705.1 (3));
  • Thông tin độc quyền của nhà cung cấp (§ 2.2-3705.1 (6));
  • Các hồ sơ liên quan đến đàm phán và trao hợp đồng, trước khi hợp đồng được trao (§2.2-3705.1 (12)).

Yêu Cầu Hồ Sơ từ Ban Bầu Cử Virginia

  • Quý vị có thể yêu cầu hồ sơ qua Dịch Vụ Bưu Chính Hoa Kỳ, fax, email, trực tiếp, hoặc qua điện thoại. FOIA không quy định quý vị phải yêu cầu bằng văn bản, và quý vị cũng không cần phải nói cụ thể rằng quý vị đang yêu cầu hồ sơ theo FOIA.
  • Từ góc độ thực tế, có thể có ích cho cả quý vị và người nhận được yêu cầu của quý vị nếu quý vị yêu cầu bằng văn bản. Điều này cho phép quý vị tạo hồ sơ về yêu cầu của mình. Điều này cũng cung cấp cho chúng tôi một bản kê rõ ràng về hồ sơ quý vị đang yêu cầu, để không có hiểu lầm nào về yêu cầu bằng lời. Tuy nhiên, chúng tôi không được từ chối phản hồi yêu cầu FOIA của quý vị nếu quý vị chọn không yêu cầu bằng văn bản.
  • Yêu cầu của quý vị phải xác định hồ sơ quý vị đang tìm kiếm với “tính đặc thù hợp lý.” Đây là một tiêu chuẩn thông thường. Tiêu chuẩn này không nói đến hoặc giới hạn khối lượng hoặc số lượng hồ sơ mà quý vị đang yêu cầu; thay vào đó, tiêu chuẩn này cần quý vị phải đủ cụ thể để chúng tôi có thể xác định và định vị hồ sơ mà quý vị đang tìm kiếm.
  • Yêu cầu của quý vị phải là đối với hồ sơ hoặc tài liệu hiện có. FOIA cho quý vị có quyền xem xét hoặc sao chép hồ sơ; quyền này không áp dụng cho tình huống mà quý vị đặt các câu hỏi chung về công việc của Ban Bầu Cử Virginia (ELECT), và cũng không yêu cầu ELECT phải tạo một hồ sơ không tồn tại.
  • Quý vị có thể chọn nhận hồ sơ điện tử ở bất kỳ định dạng nào được ELECT sử dụng trong quá trình công việc thông thường. Ví dụ, nếu quý vị đang yêu cầu hồ sơ được duy trì trong cơ sở dữ liệu Excel, quý vị có thể chọn nhận hồ sơ này bằng phương thức điện tử, qua email hoặc trên đĩa máy tính, hoặc nhận bản sao in của hồ sơ đó.
  • Nếu chúng tôi có câu hỏi về yêu cầu của quý vị, vui lòng hợp tác với nhân viên để làm rõ loại hồ sơ mà quý vị đang tìm kiếm, hoặc cố gắng đạt được thỏa thuận hợp lý về hồi đáp cho một yêu cầu lớn. Đưa ra yêu cầu FOIA không phải là một quy trình đối kháng, nhưng chúng tôi có thể cần thảo luận yêu cầu với quý vị để đảm bảo rằng chúng tôi hiểu quý vị đang tìm kiếm hồ sơ nào.

Để yêu cầu hồ sơ, hoặc nếu quý vị có thắc mắc liên quan đến yêu cầu hồ sơ từ Ban Bầu Cử Virginia, quý vị có thể chuyển yêu cầu của mình đến Điều Phối Viên FOIA của chúng tôi, Terri Detrani, qua điện thoại: (804) 593-2272, fax: (804) 371-0194, hoặc email: foia@elections.virginia.gov.

Ngoài ra, có Hội Đồng Cố Vấn Tự Do Thông Tin để trả lời bất kỳ thắc mắc nào quý vị có thể có về FOIA và trang mạng của họ cung cấp thông tin và tư liệu tham khảo về luật. Có thể liên hệ với Hội Đồng này qua email: foiacouncil@dls.virginia.gov, điện thoại: (804) 225-3056 (Điện Thoại Miễn Cước: (866) 448-4100 ), hoặc qua fax: (804) 371-0169.

Trách Nhiệm của Ban Bầu Cử Virginia phải Phản Hồi Yêu Cầu của quý vị

  • Ban Bầu Cử Virginia (ELECT) phải phản hồi yêu cầu của quý vị trong vòng năm ngày làm việc kể từ khi nhận được yêu cầu. “Ngày Một” được coi là ngày sau khi nhận được yêu cầu của quý vị. Thời gian năm ngày không bao gồm ngày cuối tuần hoặc ngày lễ.
  • Lý do đằng sau yêu cầu hồ sơ công cộng của quý vị từ ELECT là không liên quan, và chúng tôi không được hỏi lý do quý vị muốn hồ sơ trước khi chúng tôi phản hồi yêu cầu của quý vị. Tuy nhiên, FOIA cho phép ELECT yêu cầu quý vị cung cấp tên và địa chỉ pháp lý.
  • FOIA yêu cầu ELECT đưa ra một trong những phản hồi sau đây đối với yêu cầu của quý vị trong thời gian năm ngày:
    • Chúng tôi cung cấp cho quý vị toàn bộ hồ sơ mà quý vị đã yêu cầu.
    • Chúng tôi giữ lại không cho truy cập tất cả hồ sơ mà quý vị đã yêu cầu vì tất cả hồ sơ này đều được áp dụng quy định miễn trừ cụ thể. Nếu tất cả hồ sơ đang bị giữ lại không cho truy cập, chúng tôi phải gửi cho quý vị một văn bản phản hồi. Văn bản đó phải xác định khối lượng và nội dung chủ yếu của hồ sơ bị giữ lại không cho truy cập, và nêu mục cụ thể của Bộ Luật Virginia cho phép chúng tôi giữ lại không cho truy cập hồ sơ này.
    • Chúng tôi cung cấp một số hồ sơ mà quý vị đã yêu cầu, nhưng giữ lại không cho truy cập các hồ sơ khác. Chúng tôi không thể giữ lại không cho truy cập toàn bộ hồ sơ nếu chỉ một phần hồ sơ đó được áp dụng quy định miễn trừ. Trong trường hợp đó, chúng tôi có thể biên tập phần hồ sơ có thể bị giữ lại không cho truy cập, và phải cung cấp cho quý vị phần còn lại của hồ sơ. Chúng tôi phải cung cấp cho quý vị một văn bản phản hồi nêu rõ mục cụ thể của Bộ Luật Virginia cho phép giữ lại không cho truy cập các phần hồ sơ được yêu cầu.
    • Nếu thực tế là ELECT không thể phản hồi yêu cầu của quý vị trong thời gian năm ngày, chúng tôi phải nói rõ điều này trong văn bản, giải thích các điều kiện khiến không thể phản hồi được. Điều này sẽ cho phép chúng tôi có thêm bảy ngày làm việc để phản hồi yêu cầu của quý vị, giúp chúng tôi có tổng cộng 12 ngày làm việc để phản hồi yêu cầu của quý vị. Nếu quý vị yêu cầu số lượng hồ sơ rất lớn, và chúng tôi cảm thấy rằng chúng tôi không thể cung cấp hồ sơ cho quý vị trong vòng 12 ngày mà không gây ảnh hưởng đến các trách nhiệm tổ chức khác của chúng tôi, chúng tôi có thể thỉnh cầu tòa án cho thêm thời gian để phản hồi yêu cầu của quý vị. Tuy nhiên, FOIA yêu cầu chúng tôi nỗ lực hợp lý để đạt được thỏa thuận với quý vị về việc cung cấp hồ sơ hoặc hồ sơ trước khi chúng tôi ra tòa để yêu cầu thêm thời gian.

 

권리와 책임

버지니아 자유 정보 법(FOIA), §2.2-3700 et. Seq. 버지니아 주법은 커먼웰스 거주자 및 미디어 담당자가 공공 기관, 공무원, 공무원이 보유한 공식 기록에 액세스할 수 있도록 보장합니다. 선거 관리국은 주 선거 관리위원회의 기록 요청을 처리합니다.

공식 기록은 공공 기관 또는 그 사무소, 직원, 대리인이 공공 사업 거래 시 준비하거나 소유하거나 소유하는 서면 작성하거나 녹음 또는 녹화한 문서 기록, 전자 파일, 오디오 또는 비디오 기록, 다른 형식의 기록을 의미합니다. 모든 공식 기록은 공개된 것으로 추정되며 특정한 법적 면제가 적용되는 경우에만 비공개할 수 있습니다.

FOIA의 정책에 따르면 FOIA의 목적은 모든 정부 활동에 대한 사람들의 인식을 향상시키는 것입니다. 이 정책을 촉진하기 위해 FOIA는 법을 접근권에 유리하도록 해석하고 공식 기록을 비공개할 수 있도록 면제하는 내용은 좁은 의미로 해석하도록 요구합니다.

 유권자의 FOIA 권리

  • 유권자는 공식 기록의 사본을 점검 또는 수신하거나 두 가지 모두를 할 수 있도록 요청할 권리가 있습니다.
  • 유권자는 요청된 기록에 대한 비용을 미리 추정하도록 요청할 권리가 있습니다.
  • 유권자의 FOIA 권리가 침해되었다고 생각되는 경우, 유권자는 FOIA 준수를 강제하기 위해 지방 법원 또는 순회 재판소에 청원을 제출할 수 있습니다.

비용

  • 공공 기관은 요청한 기록에 접근, 복제, 공급, 검색하는 데 발생하는 실비를 초과하지 않는 범위에서 합리적인 비용을 부과할 수 있습니다. 공공 기관은 기록을 작성 또는 유지하거나 공공 기관의 일반 업무를 처리하는 것과 관련된 일반 비용을 회수하기 위해 관련 없는, 중간, 초과 수수료 나 비용을 부과할 수 없습니다. 공공 기관이 부과하는 복제 비용은 실제 복제 비용을 초과해서는 안 됩니다. 요청된 기록 제공에 대한 모든 요금은 버지니아 주법 §2.2-3704의 F항에 명시된 시민의 요청에 따라 사전에 추정되어야 합니다.
  • 유권자는 버지니아 주 선거 관리국(ELECT)에서 요청한 기록에 대한 비용을 지불해야 할 수도 있습니다. FOIA는 FOIA 요청에 대한 실제 비용을 청구할 수 있도록 허용합니다. 여기에는 요청된 기록을 검색하는 데 소요된 직원의 근무 시간, 복사 비용, 요청된 기록 제공과 직접 관련된 기타 비용과 같은 항목이 포함됩니다. 일반적인 간접비는 포함할 수 없습니다.
  • 요청에 응답하는 데 200달러 이상의 비용이 소요될 것으로 추정되는 경우 요청을 진행하기 전에 예상 금액을 초과하지 않는 보증금을 지불하도록 요구할 수도 있습니다. 유권자의 요청에 응답해야 하는 5일에는 보증금 요청 시점과 응답 시점 사이의 기간이 포함되지 않습니다.
  • 유권자는 본인이 요청한 기록 제공에 필요한 요금을 사전에 추정하여 알려 달라고 요청할 수 있습니다. 이를 통해 선불 비용을 파악하거나 예상 비용을 낮추기 위해 요청을 수정할 기회를 얻을 수 있습니다.
  • 해당 유권자가 30일 이상 미지급 상태로 유지된 이전 FOIA 요청으로 인해 지불 의무를 지고 있는 경우, ELECT는 새 FOIA 요청에 응답하기 전에 연체된 미지급금에 대한 지불을 요구할 수 있습니다.

FOIA 요청에 대한 일반적인 면제 사항

버지니아 주법에 따라 모든 공공 기관은 공식 기록 중 특정 기록을 비공개할 수 있습니다. 버지니아 주 선거 관리국은 일반적으로 면제 대상이 되는 다음과 같은 기록을 비공개합니다.

버지니아 주 선거 관리국으로부터 기록 요청

  • 유권자는 미국 우편, 팩스, 이메일, 직접 방문, 전화를 통해 기록을 요청할 수 있습니다. FOIA는 유권자의 서면 요청을 요구하지 않으며, 유권자는 FOIA에 따라 기록을 요청한다는 사실을 구체적으로 명시할 필요도 없습니다.
  • 실용적인 관점에서, 요청을 서면으로 제출하는 것은 유권자 본인과 요청을 받는 사람 모두에게 도움이 될 수 있습니다. 서면 제출을 통해 요청 사실에 대한 기록을 남길 수 있습니다. 또한 서면 제출 시 요청한 기록에 대한 명확한 설명이 제공되므로 구두 요청 시 발생할 수 있는 오해의 가능성이 없습니다. 그러나 유권자가 FOIA 요청을 서면으로 제출하지 않기로 결정한다면 선거 관리국은 해당 요청을 거절할 수 없습니다.
  • 유권자는 찾고 있는 기록 요청 시 “합리적인 특정성”을 제공하여 기록을 식별할 수 있도록 해야 합니다. 이는 상식선의 기준입니다. 그러나 이 사실이 요청하는 기록의 양이나 수를 나타내거나 제한하지는 않습니다. 대신 ”합리적인 특정성”은 원하는 기록을 식별하고 찾을 수 있도록 충분히 구체적이어야 합니다.
  • 유권자의 요청은 기존 기록 또는 문서에 대한 것이어야 합니다. FOIA는 유권자에게 기록을 조사 또는 복사할 권리를 제공합니다. ELECT(버지니아 선거 관리부)의 업무에 관한 일반적인 질문을 하거나 ELECT가 존재하지 않는 기록을 작성하도록 요구하는 상황에는 적용되지 않습니다.
  • 유권자는 ELECT가 정규 업무 과정 중 사용하는 어떤 형식의 전자 기록이든 받기로 선택할 수 있습니다. 예를 들어 Excel 데이터베이스에서 유지 관리되는 기록을 요청하는 경우, 이메일이나 컴퓨터 디스크를 통해 해당 기록을 전자적으로 수신하거나 해당 기록의 인쇄본을 수신하기로 선택할 수 있습니다.
  • 선거 관리국에서 유권자의 요청에 대해 질문을 하는 경우, 유권자가 찾고 있는 기록의 종류를 명확히 하거나 대규모 요청에 대한 응답에 대해 합리적인 합의를 시도하기 위해 직원이 협조를 구하는 경우 유권자는 협조하도록 권장됩니다. FOIA 요청은 적대적인 절차가 아니지만, 선거 관리국은 유권자가 찾고 있는 기록이 무엇인지 정확하게 파악하기 위해 유권자와 함께 해당 요청에 대해 논의할 필요가 있을 수 있습니다.

기록을 요청하거나 버지니아 주 선거 관리국에 대한 기록 요청과 관련하여 궁금한 점이 있는 경우 FOIA 코디네이터인 Terri Detrani 에게 전화 문의할 수 있습니다. (804) 593-2272, 팩스: (804) 371-0194 또는 이메일: foia@elections.virginia.gov.

또한 자유 정보 자문위원회는 FOIA에 관한 모든 질문에 대해 답변을 제공할 수 있으며 해당 웹사이트에서 법률에 관한 정보 및 참고 자료를 확인할 수 있습니다. 위원회는 이메일로 연락할 수 있습니다 : foiacouncil@dls.virginia.gov, 전화번호: (804) 225-3056 (수신자 부담: (866) 448-4100 ), 또는 팩스: (804) 371-0169.

유권자의 요청에 대한 버지니아 주 선거 관리국의 책임

  • 버지니아 주 선거 관리국(ELECT)은 유권자의 요청을 접수한 후 5일(근무일 기준) 이내에 유권자의 요청에 응답해야 합니다. “1일"은 요청이 접수된 다음 날로 간주됩니다. 5일 기간에는 주말 또는 공휴일이 포함되지 않습니다.
  • 어떤 이유로 ELECT의 공식 기록을 요청하든 상관없으며, 선거 관리국은 요청에 응답하기 전에 기록을 원하는지 이유를 묻지 않습니다. 그러나 FOIA는 ELECT가 유권자에게 유권자의 이름과 법적 주소를 제공해달라고 요구할 수 있도록 허용합니다.
  • FOIA는 ELECT가 5일 이내에 유권자의 요청에 대해 다음 응답 중 하나를 수행하도록 요구합니다.
    •  ELECT는 유권자가 요청한 기록 전체를 유권자에게 제공합니다.
    • 귀하가 요청한 모든 기록은 특정한 법적 면제의 대상이므로 해당 기록은 비공개됩니다. 모든 기록이 비공개된 경우 ELECT는 서면으로 답변을 보내야 합니다. 해당 서면 답변에는 비공개 기록의 양과 주제가 적시되고 기록 비공개를 허용하는 버지니아 주법의 특정 섹션이 명시되어야 합니다.
    • ELECT는 귀하가 요청한 기록 중 일부는 제공하지만 다른 기록은 비공개합니다. 일부 기록만 특정한 법적 면제의 대상인 경우 ELECT는 전체 기록을 비공개할 수 없습니다. 이러한 경우, ELECT는 비공개 가능 기록을 편집할 수 있으며, 기록의 나머지 부분을 귀하에게 제공해야 합니다. ELECT는 요청된 기록의 일부를 비공개할 수 있도록 허용하는 버지니아 주법의 특정 섹션을 명시한 서면 응답을 제공해야 합니다.
    • ELECT가 유권자의 요청에 5일 이내에 응답하는 것이 실질적으로 불가능한 경우, 서면을 통해 응답을 불가능하게 만드는 조건을 설명해야 합니다. 이를 통해 ELECT는 요청에 응할 수 있는 7일의 추가 근무일을 얻을 수 있으며, 이로써 요청에 응할 수 있는 총 12일의 근무일을 얻게 됩니다. 유권자가 매우 많은 수의 기록을 요청하고, ELECT가 다른 조직의 책임을 방해하지 않으면서 12일 이내에 해당 기록을 제공할 수 없다고 판단하는 경우, 유권자의 요청에 응답할 추가 시간을 요청하는 청원을 법원에 제출할 수 있습니다. 그러나 FOIA는 ELECT가 법정에 더 많은 시간을 요청하는 조치를 취하기 전에 기록 작성이나 기록에 관해 유권자와 합의에 도달하기 위해 합리적인 노력을 기울이도록 요구합니다.