Quyền và Trách Nhiệm
Đạo Luật Tự Do Thông Tin Virginia (FOIA), §2.2-3700 và tiếp theo của Bộ Luật Virginia, đảm bảo cư dân của Thịnh Vượng Chung và đại diện truyền thông được truy cập hồ sơ công cộng do các cơ quan công cộng, viên chức chính phủ, và công chức nắm giữ. Ban Bầu Cử xử lý các yêu cầu hồ sơ của Ủy Ban Bầu Cử Tiểu Bang.
Hồ sơ công cộng là bất kỳ văn bản hoặc bản ghi nào — bất kể là bản ghi giấy, tệp điện tử, bản ghi âm hoặc video, hoặc bất kỳ định dạng nào khác — được chuẩn bị hoặc sở hữu bởi, hoặc thuộc sở hữu của một cơ quan công cộng hoặc viên chức, nhân viên hoặc người đại diện của cơ quan công cộng trong giao dịch công việc công cộng. Tất cả hồ sơ công cộng được coi là mở, và chỉ có thể được từ chối không cho truy cập nếu áp dụng quy định miễn trừ cụ thể.
Chính sách của FOIA nói rằng mục đích của FOIA là thúc đẩy tăng cường nhận thức của tất cả mọi người về các hoạt động chính quyền. Để thúc đẩy chính sách này, FOIA yêu cầu luật phải được giải thích một cách tự do, có lợi cho quyền truy cập, và bất kỳ quy định miễn trừ nào cho phép từ chối không cho truy cập hồ sơ công cộng phải được giải thích theo nghĩa hẹp.
Các Quyền FOIA của Quý Vị
- Quý vị có quyền yêu cầu xem xét và/hoặc nhận bản sao hồ sơ công cộng;
- Quý vị có quyền yêu cầu bất kỳ khoản phí nào cho hồ sơ được yêu cầu phải được ước tính trước;
- Nếu quý vị tin rằng các quyền FOIA của mình đã bị vi phạm, quý vị có thể nộp thỉnh cầu tại tòa án địa phương hoặc lưu động để buộc tuân thủ FOIA.
Chi Phí
- Một cơ quan công cộng có thể đưa ra các khoản phí hợp lý không vượt quá chi phí thực tế phát sinh trong việc truy cập, sao chép, cung cấp, hoặc tìm kiếm hồ sơ được yêu cầu. Không cơ quan công cộng nào được áp đặt bất kỳ lệ phí hoặc chi phí ngoại lai, trung gian hoặc thặng dư nào để thu lại chi phí chung liên quan đến việc tạo hoặc duy trì hồ sơ hoặc giao dịch công việc chung của cơ quan công cộng đó. Bất kỳ lệ phí sao chép nào cơ quan công cộng tính đều không được vượt quá chi phí sao chép thực tế. Tất cả các khoản phí để cung cấp hồ sơ được yêu cầu phải được ước tính trước theo yêu cầu của công dân như được quy định trong tiểu mục F của §2.2-3704 của Bộ Luật Virginia.
- Quý vị có thể phải trả tiền cho hồ sơ mà quý vị yêu cầu từ Ban Bầu Cử Virginia (ELECT). FOIA cho phép chúng tôi tính phí cho chi phí thực tế khi phản hồi các yêu cầu FOIA. Điều này sẽ bao gồm các mục như thời gian nhân viên dành để tìm kiếm hồ sơ được yêu cầu, chi phí sao chép, hoặc bất kỳ chi phí nào khác liên quan trực tiếp đến việc cung cấp hồ sơ được yêu cầu. Không được bao gồm chi phí gián tiếp chung.
- Nếu chúng tôi ước tính rằng sẽ tốn hơn $200 để đáp ứng yêu cầu của quý vị, chúng tôi có thể yêu cầu quý vị trả tiền đặt cọc, không vượt quá số tiền ước tính, trước khi tiếp tục xử lý yêu cầu của quý vị. Năm ngày mà chúng tôi có để phản hồi yêu cầu của quý vị không bao gồm thời gian giữa thời điểm chúng tôi yêu cầu tiền đặt cọc và thời điểm quý vị hồi đáp.
- Quý vị có thể yêu cầu chúng tôi ước tính trước các khoản phí để cung cấp hồ sơ mà quý vị đã yêu cầu. Điều này sẽ cho phép quý vị biết trước mọi chi phí, hoặc cho quý vị có cơ hội sửa đổi yêu cầu của mình nhằm làm giảm chi phí ước tính.
- Nếu quý vị nợ tiền chúng tôi từ một yêu cầu FOIA trước đó mà vẫn chưa thanh toán trong hơn 30 ngày thì ELECT có thể yêu cầu thanh toán hóa đơn quá hạn này trước khi đáp ứng yêu cầu FOIA mới của quý vị.
Các Trường Hợp Miễn Trừ Thường Được Sử Dụng cho Yêu Cầu FOIA
Bộ Luật Virginia cho phép bất kỳ cơ quan công cộng nào giữ lại không công bố công khai các hồ sơ nhất định. Ban Bầu Cử Virginia thường giữ lại các hồ sơ theo các quy định miễn trừ sau đây:
- Hồ sơ nhân sự (§2.2-3705.1 (1));
- Hồ sơ áp dụng đặc quyền luật sư và thân chủ §2.2-3705.1 (2) hoặc sản phẩm công việc của luật sư (§2.2-3705.1 (3));
- Thông tin độc quyền của nhà cung cấp (§ 2.2-3705.1 (6));
- Các hồ sơ liên quan đến đàm phán và trao hợp đồng, trước khi hợp đồng được trao (§2.2-3705.1 (12)).
Yêu Cầu Hồ Sơ từ Ban Bầu Cử Virginia
- Quý vị có thể yêu cầu hồ sơ qua Dịch Vụ Bưu Chính Hoa Kỳ, fax, email, trực tiếp, hoặc qua điện thoại. FOIA không quy định quý vị phải yêu cầu bằng văn bản, và quý vị cũng không cần phải nói cụ thể rằng quý vị đang yêu cầu hồ sơ theo FOIA.
- Từ góc độ thực tế, có thể có ích cho cả quý vị và người nhận được yêu cầu của quý vị nếu quý vị yêu cầu bằng văn bản. Điều này cho phép quý vị tạo hồ sơ về yêu cầu của mình. Điều này cũng cung cấp cho chúng tôi một bản kê rõ ràng về hồ sơ quý vị đang yêu cầu, để không có hiểu lầm nào về yêu cầu bằng lời. Tuy nhiên, chúng tôi không được từ chối phản hồi yêu cầu FOIA của quý vị nếu quý vị chọn không yêu cầu bằng văn bản.
- Yêu cầu của quý vị phải xác định hồ sơ quý vị đang tìm kiếm với “tính đặc thù hợp lý.” Đây là một tiêu chuẩn thông thường. Tiêu chuẩn này không nói đến hoặc giới hạn khối lượng hoặc số lượng hồ sơ mà quý vị đang yêu cầu; thay vào đó, tiêu chuẩn này cần quý vị phải đủ cụ thể để chúng tôi có thể xác định và định vị hồ sơ mà quý vị đang tìm kiếm.
- Yêu cầu của quý vị phải là đối với hồ sơ hoặc tài liệu hiện có. FOIA cho quý vị có quyền xem xét hoặc sao chép hồ sơ; quyền này không áp dụng cho tình huống mà quý vị đặt các câu hỏi chung về công việc của Ban Bầu Cử Virginia (ELECT), và cũng không yêu cầu ELECT phải tạo một hồ sơ không tồn tại.
- Quý vị có thể chọn nhận hồ sơ điện tử ở bất kỳ định dạng nào được ELECT sử dụng trong quá trình công việc thông thường. Ví dụ, nếu quý vị đang yêu cầu hồ sơ được duy trì trong cơ sở dữ liệu Excel, quý vị có thể chọn nhận hồ sơ này bằng phương thức điện tử, qua email hoặc trên đĩa máy tính, hoặc nhận bản sao in của hồ sơ đó.
- Nếu chúng tôi có câu hỏi về yêu cầu của quý vị, vui lòng hợp tác với nhân viên để làm rõ loại hồ sơ mà quý vị đang tìm kiếm, hoặc cố gắng đạt được thỏa thuận hợp lý về hồi đáp cho một yêu cầu lớn. Đưa ra yêu cầu FOIA không phải là một quy trình đối kháng, nhưng chúng tôi có thể cần thảo luận yêu cầu với quý vị để đảm bảo rằng chúng tôi hiểu quý vị đang tìm kiếm hồ sơ nào.
Để yêu cầu hồ sơ, hoặc nếu quý vị có thắc mắc liên quan đến yêu cầu hồ sơ từ Ban Bầu Cử Virginia, quý vị có thể chuyển yêu cầu của mình đến Điều Phối Viên FOIA của chúng tôi, Terri Detrani, qua điện thoại: (804) 593-2272, fax: (804) 371-0194, hoặc email: foia@elections.virginia.gov.
Ngoài ra, có Hội Đồng Cố Vấn Tự Do Thông Tin để trả lời bất kỳ thắc mắc nào quý vị có thể có về FOIA và trang mạng của họ cung cấp thông tin và tư liệu tham khảo về luật. Có thể liên hệ với Hội Đồng này qua email: foiacouncil@dls.virginia.gov, điện thoại: (804) 225-3056 (Điện Thoại Miễn Cước: (866) 448-4100 ), hoặc qua fax: (804) 371-0169.
Trách Nhiệm của Ban Bầu Cử Virginia phải Phản Hồi Yêu Cầu của quý vị
- Ban Bầu Cử Virginia (ELECT) phải phản hồi yêu cầu của quý vị trong vòng năm ngày làm việc kể từ khi nhận được yêu cầu. “Ngày Một” được coi là ngày sau khi nhận được yêu cầu của quý vị. Thời gian năm ngày không bao gồm ngày cuối tuần hoặc ngày lễ.
- Lý do đằng sau yêu cầu hồ sơ công cộng của quý vị từ ELECT là không liên quan, và chúng tôi không được hỏi lý do quý vị muốn hồ sơ trước khi chúng tôi phản hồi yêu cầu của quý vị. Tuy nhiên, FOIA cho phép ELECT yêu cầu quý vị cung cấp tên và địa chỉ pháp lý.
- FOIA yêu cầu ELECT đưa ra một trong những phản hồi sau đây đối với yêu cầu của quý vị trong thời gian năm ngày:
- Chúng tôi cung cấp cho quý vị toàn bộ hồ sơ mà quý vị đã yêu cầu.
- Chúng tôi giữ lại không cho truy cập tất cả hồ sơ mà quý vị đã yêu cầu vì tất cả hồ sơ này đều được áp dụng quy định miễn trừ cụ thể. Nếu tất cả hồ sơ đang bị giữ lại không cho truy cập, chúng tôi phải gửi cho quý vị một văn bản phản hồi. Văn bản đó phải xác định khối lượng và nội dung chủ yếu của hồ sơ bị giữ lại không cho truy cập, và nêu mục cụ thể của Bộ Luật Virginia cho phép chúng tôi giữ lại không cho truy cập hồ sơ này.
- Chúng tôi cung cấp một số hồ sơ mà quý vị đã yêu cầu, nhưng giữ lại không cho truy cập các hồ sơ khác. Chúng tôi không thể giữ lại không cho truy cập toàn bộ hồ sơ nếu chỉ một phần hồ sơ đó được áp dụng quy định miễn trừ. Trong trường hợp đó, chúng tôi có thể biên tập phần hồ sơ có thể bị giữ lại không cho truy cập, và phải cung cấp cho quý vị phần còn lại của hồ sơ. Chúng tôi phải cung cấp cho quý vị một văn bản phản hồi nêu rõ mục cụ thể của Bộ Luật Virginia cho phép giữ lại không cho truy cập các phần hồ sơ được yêu cầu.
- Nếu thực tế là ELECT không thể phản hồi yêu cầu của quý vị trong thời gian năm ngày, chúng tôi phải nói rõ điều này trong văn bản, giải thích các điều kiện khiến không thể phản hồi được. Điều này sẽ cho phép chúng tôi có thêm bảy ngày làm việc để phản hồi yêu cầu của quý vị, giúp chúng tôi có tổng cộng 12 ngày làm việc để phản hồi yêu cầu của quý vị. Nếu quý vị yêu cầu số lượng hồ sơ rất lớn, và chúng tôi cảm thấy rằng chúng tôi không thể cung cấp hồ sơ cho quý vị trong vòng 12 ngày mà không gây ảnh hưởng đến các trách nhiệm tổ chức khác của chúng tôi, chúng tôi có thể thỉnh cầu tòa án cho thêm thời gian để phản hồi yêu cầu của quý vị. Tuy nhiên, FOIA yêu cầu chúng tôi nỗ lực hợp lý để đạt được thỏa thuận với quý vị về việc cung cấp hồ sơ hoặc hồ sơ trước khi chúng tôi ra tòa để yêu cầu thêm thời gian.
