Derechos y responsabilidades
La ley de Libertad de Información (Virginia Freedom of Information Act, FOIA), sección 2.2-3700 y subsecuentes del Código de Virginia, garantiza a los residentes del estado y a los representante de los medios acceso a los registros públicos en poder de organismos, autoridades y empleados públicos. El Departamento de Elecciones atiende solicitudes de registros de la Junta Estatal de Elecciones.
Un registro público es todo documento escrito o grabación — sin importar si es un registro en papel, un archivo digital, una grabación de audio o video o cualquier otro formato — que está preparado por, le pertenece a o está en poder de un organismo público o sus autoridades, empleados o agentes en la transacción de actividades comerciales públicas. Todos los registros públicos se presumen abiertos y solo se retienen si se aplica una exención específica estatutaria.
La política de la FOIA establece que su propósito es fomentar una mayor concientización para todas las personas sobre actividades gubernamentales. Para promover esta política, la FOIA requiere que la ley sea interpretada de manera liberal, en favor del acceso, y que toda exención que permita que los registros públicos se retengan debe ser interpretada de manera restrictiva.
Sus derechos en virtud de la FOIA
- Tiene derecho a solicitar inspeccionar o recibir copias de registros públicos, o ambos;
- Tiene derecho a solicitar que todos los cargos para los registros solicitados sean estimados con antelación;
- Si considera que sus derechos en virtud de la FOIA han sido violados, puede presentar una petición en un tribunal ditistral o de circuito para que se cumpla lo estipulado en la FOIA.
Costos
- Un organismo público puede hacer cargos razonables que no excedan su costo actual al acceder, duplicar, brindar o buscar los registros solicitados. Ningún organismo público puede imponer tasas u honorarios externos, intermediarios o extras a fin de recuperar los costos generales asociados con crear o mantener registros o hacer la transacción de la actividad general del organismo público. Toda tasa duplicada que se aplique por un organismo público no debe exceder el costo real de duplicación. Todos los cargos para brindar los registros solicitados deben estimarse con antelación por petición del ciudadano según lo estipulado en la subsección F de la sección 2.2-3704 del Código de Virginia.
- Puede tener que abonar un monto por los registros que solicite del Departamento de Elecciones de Virginia (Virginia Department of Elections, ELECT). La FOIA nos permite aplicar tasas por los costos actuales de atender las solicitudes de FOIA. Esto incluiría elementos como el tiempo que le llevó al personal buscar los registros solicitados, costos de copias y todo otro costo directamente relacionado con proporcionar dichos documentos. No puede incluir gastos generales.
- Si estimamos que costará más de $200 responder a su solicitud, podemos pedirle que abone un depósito, que no exceda el monto estimado, antes de proceder. Los cinco días que tenemos para atender a su solicitud no incluyen el tiempo transcurrido entre nuestra petición de un depósito y su respuesta.
- Puede pedir que estimemos con antelación los costos de brindar los registros que ha solicitado. Esto le permite conocer acerca de costos por adelantado o le da la oportunidad de modificar su solicitud para intentar reducir los costos estimados.
- Si nos debe dinero de una solicitud previa relacionada con la FOIA que ha quedado impago por más de 30 días, ELECT puede solicitar el pago de la factura fuera de término antes de procesar su nuevo pedido.
Exenciones comúnmente utilizadas para las solicitudes de FOIA.
El Código de Virginia permite que cualquier organismo público retenga determinados registros para que no se hagan públicos. El Departamento de Elecciones de Virginia normalmente retiene registros sujetos a las siguientes exenciones:
Hacer una solicitud de registros al Departamento de Elecciones de Virginia
- Puede solicitar registros por servicio postal de EE. UU., fax, correo electrónico, en persona o por teléfono. La FOIA no exige que su solicitud se haga por escrito y no necesita indicar de manera específica que solicita registros en virtud de dicha ley.
- Desde una perspectiva práctica, podría ser útil, tanto para usted como para quien recibe su solicitud, hacerla por escrito. Esto le permite crear un registro de su solicitud. También nos da una indicación clara de qué registros solicita, para que no haya malentendidos por una solicitud verbal. No obstante, no podemos rehusarnos a responder su solicitud en conformidad con la FOIA si no desea hacerla por escrito.
- Su solicitud debe detallar los registros que busca con "especificidad razonable". Este es un estándar de sentido común. No se refiere ni limita el volumen o cantidad de registros que solicita, sino que le exige que sea lo suficientemente específico para que podamos identificar y localizar los registros que busca.
- Su solicitud debe ser sobre registros o documentos existentes. La FOIA le da derecho a inspeccionar o copiar registros; no se aplica a una situación en la que hace preguntas generales sobre el trabajo del Departamento de Elecciones de Virginia (ELECT), ni requiere que ELECT cree un registro que no existe.
- Puede optar por recibir registros digitales en cualquier formato utilizado por ELECT en el curso regular de las actividades. Por ejemplo, si solicita registros que se encuentran en una base de datos de Excel, puede optar por recibirlos de manera electrónica, por correo o en un disco, o recibir una copia impresa de dichos documentos.
- Si tenemos consultas sobre su solicitud, coopere con los esfuerzos del personal para clarificar el tipo de registros que está buscando o intente llegar a un acuerdo razonable sobre una respuesta a una solicitud extensa. Hacer una solicitud en virtud de la FOIA no es un proceso conflictivo, pero quizás debamos hablar sobre su pedido a fin de garantizar que entendemos qué documentos busca.
Para solicitar registros, o si tiene preguntas sobre solicitar estos documentos del Departamento de Elecciones de Virginia, puede comunicarse con nuestra coordinadora de FOIA, Terri Detrani, por teléfono: (804) 593-2272, fax: (804) 371-0194 o correo electrónico: foia@elections.virginia.gov.
Además, el Consejo Consultivo de Libertad de Información está disponible para responder toda pregunta que tenga sobre la FOIA y su sitio web ofrece datos y materiales de referencia sobre la ley. Puede contactar al Consejo por correo electrónico: foiacouncil@dls.virginia.gov, teléfono: (804) 225-3056 (línea gratuita: (866) 448-4100) o por fax: (804) 371-0169.
Responsabilidades del Departamento de Elecciones de Virginia al responder su solicitud
- El Departamento de Elecciones de Virginia (ELECT) debe responder su solicitud dentro de los cinco días hábiles de haberla recibido. El "día uno" se considera el día posterior a la recepción de su solicitud. El período de cinco días no incluye fines de semana ni vacaciones.
- El motivo por el cual solicita registros públicos de ELECT es irrevelante y no podemos preguntarle por qué desea esos documentos antes de atender su pedido. La FOIA, no obstante, permite que ELECT le pida su nombre y domicilio legal.
- La FOIA exige que ELECT realice una de las siguientes acciones dentro del período de cinco días:
- Le brindamos los registros que ha solicitado en su totalidad.
- Retenemos todos los registros que ha solicitado, debido a que todos están sujetos a una exención estatutoria específica. Si se retienen todos los registros, debemos enviarle una nota por escrito. Esa nota debe detallar el volumen y el contenido de los documentos que se retienen, además de indicar la sección específica del Código de Virginia que nos permite retenerlos.
- Le brindamos algunos de los registros que ha solicitado, pero retenemos otros. No podemos retener un registro por completo si solo una parte está sujeta a exenciones. Es ese caso, podemos ocultar la parte que no se proporcionará y facilitarle el resto del documento. Debemos presentarle una respuesta por escrito que indique la sección específica del Código de Virginia que permite que no se proporcionen partes de los documentos solicitados.
- Si para ELECT es prácticamente imposible atender su pedido dentro del período de cinco días, debemos informarlo por escrito y explicarle las condiciones que imposibilitan atender la consulta. Esto nos dará siete días hábiles adicionales para atender su pedido y en total tendremos 12 días hábiles a fin de hacerlo. Si solicita una cantidad extensa de documentos, y creemos que no podemos facilitárselos dentro de los 12 días sin perjudicar nuestras otras responsabilidades organizativas, podemos pedir tiempo adicional al tribunal a fin de atender su solicitud. Sin embargo, la FOIA estipula que hagamos un esfuerzo razonable para llegar a un acuerdo con usted sobre facilitar los documentos antes de pedir más tiempo al tribunal.
